Intranät i Västra Götalandsregionen
Intranätet ska göra det enkelt för medarbetare att hitta information, verktyg och stöd för sitt arbete. Genom att samla det som behövs på ett ställe bidrar intranätet till ett effektivare arbete och en mer sammanhållen organisation.
Mål för intranätet
Intranätet ska:
- ge medarbetare snabb tillgång till information och digitala verktyg hen behöver i sitt arbete och för sin anställning
- bidra till att uppnå VGR:s uppdrag, mål och strategier
- vara enkelt att använda och lätt att hitta rätt i
- hjälpa medarbetare att lösa sina arbetsuppgifter effektivt.
Målen gäller för hela VGR och har beslutats av styrgruppen för processområde digital kommunikation. Kommunikationsdirektören ansvarar för det gemensamma innehållet, medan varje förvaltning ansvarar för sitt lokala innehåll.
Principer för intranätet
- Användarvänligt: Intranätet ska vara lätt att använda och navigera. Det ska vara enkelt att hitta verktyg och lösa uppgifter. Innehåll som används ofta ska vara lätt åtkomligt.
- Relevant: Intranätet ska innehålla relevant information som är anpassad efter användarnas behov och arbetsuppgifter. Innehållet ska vara aktuellt och kvalitetssäkrat av innehållsansvariga.
- Tillgängligt: Intranätet ska leva upp till kraven i lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
- Intelligent: Intranätet förutser, avlastar och vägleder så att uppgifter utförs och rätt beslut tas, på bästa sätt.
- Kommunikativt: Intranätet ska stärka samhörigheten inom organisationen, underlätta informationsutbyte och främja effektivt arbete.
- Sammanhållet: Innehållet på intranätet ska då det är möjligt vara gemensamt och delas mellan förvaltningarna.
- Intuitivt: Innehåll och verktyg ska vara utformade så att medarbetaren i så stor utsträckning som möjligt kan lösa sina arbetsuppgifter utan stöd.
Medarbetarnas viktigaste behov
När intranätet utvecklades genomfördes en analys av vilka uppgifter medarbetarna oftast vill lösa. Det viktigaste behovet är att hitta kontaktuppgifter till personer i organisationen. Behoven är i stort sett desamma oavsett verksamhet eller yrkesroll.
Behovsanalys av VGR:s intranät
Så är intranätet uppbyggt
Majoriteten av innehållet på intranätet är gemensamt, men det finns också delar som förvaltningspecifikt.
Gemensamt innehåll
För rubrikerna “Stöd och tjänster” och “Min anställning” ärvs både struktur och innehåll till förvaltningarnas intranät. Förvaltningarna kan komplettera med lokala tillägg där det behövs. Vissa sidor eller innehållsblock kan också döljas om de inte är relevanta för den egna verksamheten.
Under rubriken “Kontakt och organisation” ärvs strukturen, men inte innehållet.
VGR gemensamt
Det intranät som heter VGR gemensamt visar bara de gemensamma sidorna som kopieras ut till alla intranät, så samma innehåll finns på förvaltningarnas intranät.
Förvaltningarnas intranät
Varje förvaltning kan komplettera den gemensamma informationen med egna rubriker och eget innehåll som är relevant för verksamheten.
Alla förvaltningars intranät är tillgängliga för medarbetare inom VGR via "förvaltningsväljaren".
Andra interna kanaler
Intranätet är en av flera interna kanaler för intern information och tjänster. Fördelningen mellan intranätet och VGR serviceportal regleras i en gemensam överenskommelse.